Phân loại chứng từ kế toán:

18

Phân loại chứng từ kế toán:

Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng từng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: công dụng của chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ…

1. Phân loại theo công dụng của chứng từ

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh; chứng từ chấp hành; chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.

Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư. Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa nói tới mức độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ sách kế toán.

– Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho… Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây chỉ là chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.

Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức…

2. Phân loại theo trình tự lập chứng từ

Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các loại:chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.

– Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Chứng từ ban đầu gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt…

Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc hay bảng kê phân loại chứng từ gốc.

Chứng từ tổng hợp chỉ có các giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo.

3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ

Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần.

– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.

Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài.

– Chứng từ bên trong còn gọi là chứng từ nội bộ là những chứng từ được lập ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị như: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ.

– Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ…

5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây:

– Chỉ tiêu lao động và tiền lương

– Chỉ tiêu hàng tồn kho

– Chỉ tiêu bán hàng

– Chỉ tiêu tiền tệ

– Chỉ tiêu tài sản cố định

6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và chứng từ báo động:

Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với hoạt động của đơn vị.

Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng vật tư đã vượt định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp…

7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ thông thường và chứng từ điện tử:

– Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.

Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…